Politique relative à la protection des renseignements personnels

Le présent document établit la politique de l’Association canadienne des agents financiers (ACAF) relative à la protection des renseignements personnels.

Pour les fins de la présente politique, les mots « elle », « son », « sa » et « ses » s’entendent de l’ACAF et toute mention d’un(e) employé(e) de l’ACAF s’entend également d’un(e) dirigeant(e) ou d’un membre du conseil d’administration de l’ACAF, ou de toute autre personne agissant à titre de mandataire officiel de l’ACAF, le cas échéant.

Il incombe à l’ACAF et à tous ses employés de protéger les renseignements personnels obtenus de ses membres.

Les renseignements personnels s’entendent de tous les renseignements concernant un individu identifiable, mais ne comprennent pas le nom, le titre ou l’adresse ou le numéro de téléphone d’affaires de l’employé(e) d’une organisation. Les renseignements personnels concernant un membre de l’ACAF ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que le membre n’y consente.

La présente politique établit les 10 principes de pratiques équitables en matière de renseignements que l’ACAF appliquera dans la protection, la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels concernant ses membres.

1. Responsabilité
   La responsabilité ultime de la conformité de l’ACAF avec le cadre de protection des renseignements personnels incombe au président de l’ACAF. La personne titulaire de ce poste détient également le titre de chef de la protection des renseignements personnels (CPRP).
2. Détermination des fins de la collecte
   L’ACAF doit informer ses membres des fins pour lesquelles elle collecte leurs renseignements personnels et de la manière dont ces renseignements seront utilisés, par ex., pour les représenter à titre de membres, pour les ajouter à sa liste de membres, pour tenir à jour ses listes d’envoi et pour leur fournir les avantages qu’elle leur offre. Le membre doit obtenir cette information au moment de son adhesion à l’ACAF et de la signature du formulaire d’adhésion.
3. Consentement
   Les membres doivent savoir comment et quand leurs renseignements personnels seront stockés, utilisés et communiqués et y consentir. Ce consentement doit être consigné sur leurs formulaires d’adhésion ou ailleurs, le cas échéant.
4. Limitation de la collecte
   La nature et la quantité des renseignements personnels que l’ACAF obtient de ses membres se limitent à ceux qui sont nécessaires à son mandat et à la représentation de ses membres, ainsi qu’à la fourniture de services et d’avantages à ses membres dans le cadre de ce mandat. À la demande du membre, l’ACAF doit expliquer pourquoi elle a besoin de ces renseignements.
5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
   Il incombe à l’ACAF d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels concernant un de ses membres uniquement pour les fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire.
6. Exactitude
   L’ACAF maintient son engagement de tenir dans ses registres des renseignements personnels exacts, exhaustifs et à jour concernant ses membres. Les renseignements dans ses dossiers et ses systèmes doivent être actualisés, le cas échéant, pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. En tenant ces renseignements à jour, l’ACAF minimisera la possibilité d’utiliser des renseignements inexacts lorsqu’elle doit prendre une décision ou communiquer des renseignements.
7. Mesures de sécurité
   Il incombe à l’ACAF de protéger les renseignements personnels concernant ses membres contre toute perte, vol ou accès non autorisé. Les mesures de sécurité s’appliquent, indépendamment du format dans lequel les renseignements personnels sont conservés. Les méthodes de protection suivantes s’appliquent :
   • Tous les dossiers contenant des renseignements personnels sont replacés dans les classeurs ou les bureaux à la fin de la journée de travail.
   • Aucun rebut contenant des renseignements personnels sur des membres de l’ACAF n’est placé dans un bac de recyclage ouvert; il est déchiqueté.
   • Personne, sauf les employés permanents de l’ACAF, n’emporte de dossiers concernant des renseignements personnels sur les membres hors des lieux de travail et, dans ce cas, uniquement dans l’exercice de leurs fonctions ou avec l’autorisation expresse par écrit du CPRP.
   • Les portes ne sont pas entrebaillées et les serrures ne sont pas désactivées, sauf sous la surveillance d’un(e) employé(e) de l’ACAF.
   • Les fichiers et systèmes informatiques sont protégés au moyen de dispositifs et pratiques de sécurité de la technologie de l’information et des communications.
   • Les ordinateurs sont fermés à la fin de la journée de travail et sont inaccessibles aux utilisateurs non autorisés en tout autre temps durant la journée de travail lorsque les employés s’absentent de leur poste de travail pour une période prolongée.
   • Les mots de passe et les codes/clés de portes ne sont confiés à aucune personne qui n’est pas un(e) employé(e) de l’ACAF ou qui n’est pas autrement autorisée à entrer dans les locaux de l’ACAF à des fins d’entretien.
   • Les visiteurs, sauf le personnel d’entretien ou autres employés des services publics, sont escortés par des employés de l’ACAF pendant qu’ils sont dans les locaux de l’ACAF.
   • Les renseignements personnels qui ne sont pas pertinents à une question particulière sont supprimés ou masqués lorsque des copies de ces renseignements sont remises à autrui pour toute autre fin; en outre, cette autre fin pour laquelle la communication des renseignements est nécessaire et autorisée doit être légitime.
8. Transparence
   L’ACAF informe ses membres de sa politique relative à la protection des renseignements personnels, au moment de leur adhésion. Les employés de l’ACAF qui ont des contacts avec des membres dans l’exercice normal de leurs fonctions sont en mesure, si un membre de l’ACAF le leur demande, de lui dire pourquoi ses renseignements personnels sont recueillis, comment ils seront utilisés, stockés et protégés et qui y aura accès.
9. Accès
   Sur demande d’un membre de l’ACAF, les employés de l’ACAF l’informent de tous les renseignements personnels qui le concernent que l’ACAF possède dans ses dossiers. Le membre qui demande accès à ces renseignements peut les consulter. Si le membre conteste l’exactitude et l’intégralité des renseignements, les corrections appropriées y sont apportées.
10. Recours
    Toute plainte portée à l’attention d’un(e) employé(e) de l’ACAF concernant le traitement des renseignements personnels concernant les membres est immédiatement transmise au CPRP de l’ACAF. Coordonnées du CPRP :

Chef de la protection des renseignements personnels
ACFO-ACAF
193, ch. Richmond
Ottawa (Ontario) K1Z 6W4
Canada
Téléphone : (613) 728-0695 (région de la capitale nationale)
1-877-728-0695 (extérieur de la région de la capitale nationale)
Télécopieur : (613) 761-9568